Jak zarejestrować spółkę

Spółki kapitałowe (czyli spółka z o.o. i spółka akcyjna) w organizacji z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) stają się odpowiednio: spółką z o.o. i spółką akcyjną oraz uzyskują osobowość prawną. Od tej chwili stają się więc podmiotami praw i obowiązków. Spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna) natomiast z chwilą wpisu do rejestru powstają.

Rejestracja jest zatem niezbędnym elementem, aby każda z powyżej wymienionych spółek prawa handlowego mogła działać.

Prawnicy podpowiadają, jak zarejestrować spółkę

Zarejestrowanie spółki polega na zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego odpowiednich dokumentów, które umożliwią zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców odpowiednich informacji podlegających ujawnieniu.

Aby dokonać zarejestrowania spółki kapitałowej lub osobowej należy złożyć w sądzie rejonowym, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy, właściwym ze względu na siedzibę nowo utworzonej spółki, kompletną dokumentację obejmującą:

• poprawnie wypełnione formularze urzędowe (wniosek jako druk podstawowy i odpowiednie dla niego załączniki),
• wymagane dokumenty dotyczące spółki, jej wspólników oraz organów.

Druki formularzy można pobrać w każdym Sądzie Rejonowym. Są także dostępne na stronie internetowej Ministra Sprawiedliwości w zakładce Rejestry i ewidencje / Krajowy Rejestr Sądowy.

Opłata – wpis stały od wniosku o zarejestrowanie każdej spółki osobowej lub kapitałowej – wynosi 500 zł, zaś obowiązkowa opłata za ogłoszenie wpisu spółki do rejestru w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) to koszt 100 zł.

Potwierdzenia dokonania tych opłat na rachunek bankowy właściwego sądu rejonowego najlepiej złożyć wraz z wnioskiem, co przyspieszy procedurę rejestracji.

Wypełniony wniosek wraz z kompletną dokumentacją można złożyć osobiście w biurze podawczym właściwego sądu rejonowego lub przesłać pocztą. Istnieje także możliwość dokonania tego drogą elektroniczną, ale ta ewentualność obwarowana jest ścisłymi wymogami dotyczącymi formy wniosków i sposobu ich składania.

Złożenie wniosku przez Internet możliwe jest wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System ten dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, z tym, że posługiwać się nim mogą jedynie zarejestrowani użytkownicy. Wnioski i załączniki muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. To samo dotyczy dokumentów, na podstawie których dokonuje się wpisu do KRS.

Formularze niezbędne do zarejestrowania spółki

• Formularzem podstawowym w przypadku spółek: jawnej, partnerskiej i komandytowej jest formularz KRS-W1. Załącznikami do niego zaś następujące formularze: KRS-WB, KRS-WC i KRS-WD. Formularz podstawowy dla spółki komandytowo-akcyjnej to KRS-w2, a załączniki do niego to KRS-WB i KRS-WG.
• Formularzem podstawowym dla spółki z o.o. jest KRS-W3, a załącznikiem właściwym dla niego KRS-WE.
• Jeśli chodzi o spółkę akcyjną, formularzem podstawowym jest KRS-W4, załącznikiem zaś KRS-WG.

Oprócz powyżej wymienionych formularzy przynależnych dla określonych rodzajów spółek, istnieje także katalog formularzy wspólnych – właściwych dla każdej spółki. Są to następujące druki: KRS-WA, KRS-WH, KRS-WK, KRS-WL, KRS-WM i KRS-ZN.

Do powyżej wymienionych druków KRS należy załączyć szereg dokumentów, które składa się w oryginale, albo odpisach lub wyciągach zawierających urzędowe poświadczenie. Są to między innymi:

• akt założycielski (umowa, statut) – jeżeli dokument ten sporządzono w formie aktu notarialnego dołączyć należy wypis z tego aktu,
• pisemne zgody pochodzące osób powołanych do reprezentacji podmiotu, mających zostać wpisanymi do rejestru,
• dokument potwierdzający powołanie członków zarządu spółki z o.o., akcyjnej oraz partnerskiej (jeżeli oczywiście ustanowiono w niej zarząd), a także o powołaniu pozostałych organów (na dodatkowej karcie zamieszcza się nazwiska, imiona i adresy członków zarządu),
• wykaz wspólników zawierający ich adresy dla doręczeń,
• lista adresów członków zarządu spółki z o.o.,
• oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału (dotyczy spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o. i akcyjnej),
• w przypadku utworzenia jednoosobowej spółki z o.o. lub akcyjnej także pisemną informację o nazwisku, imieniu albo firmie i siedzibie, a także adresie jedynego wspólnika lub akcjonariusza.

Rejestracja spółek w praktyce kancelarii prawnych

W procedurze rejestracji bardzo ważne jest, aby wszystkie formularze zostały poprawnie wypełnione, a podlegające załączeniu dokumenty prawidłowo sporządzone. Każda pomyłka to ryzyko zwrotu wniosku, a tym samym konieczność złożenia ponownego.

Prawnicy specjalizujący się w prawie spółek posiadają doświadczenie w przeprowadzaniu swoich klientów przez procedurę rejestracji. Nie tylko sporządzają wymagane dokumenty, ale także udzielają konsultacji i wyjaśniają bieżące wątpliwości. Jeżeli cenią sobie Państwo profesjonalną pomoc prawną umożliwiającą przejście procedury rejestracyjnej z sukcesem, współpraca z kancelarią prawną będzie doskonałym posunięciem.